Réception · Factures d'achat · Rapprochement
Émettre, tout le monde sait. Recevoir, c'est autre chose.
La réception est la moitié que la plupart des logiciels de caisse ne couvrent pas, alors que ce sont les factures d'achat qui font le volume. C'est aussi la moitié qui vous fait gagner de l'argent, parce que c'est là que se trouvent les écarts.
Le volume est du côté des achats
Vous émettez un nombre limité de factures de vente ; vous recevez en continu des factures de vos fournisseurs, sur des dizaines de références, avec des livraisons partielles, des reliquats et des remises. C'est ce flux-là qui prend du temps et qui coûte quand il est mal contrôlé.
Une facture d'achat structurée arrive lisible par machine : chaque ligne, chaque quantité, chaque taux de TVA est exploitable tel quel. Un PDF, lui, doit être lu par quelqu'un, puis réencodé.
Commande · Réception · Facture
Dix commandés, quatre reçus, dix facturés.
Vous commandez dix toners. Votre fournisseur en livre quatre. Sa facture Peppol en annonce dix. Kroown voit les trois documents et vous signale l'écart avant que vous payiez des marchandises que vous n'avez jamais reçues.
| Document | Quantité | Montant |
|---|---|---|
| Commande fournisseur | 10 toners | 537,00 € |
| Réception au magasin | 4 toners | 214,80 € |
| Facture Peppol reçue | 10 toners | 537,00 € |
| Écart signalé | 6 toners | 214,80 € |
Pourquoi une caisse ne peut pas faire ce contrôle
Pour comparer la facture à la réalité, il faut connaître la commande d'achat et la réception. Un logiciel de caisse enregistre des ventes : il n'a ni l'une, ni l'autre. Recevoir la facture en Peppol ne suffit donc pas non plus si le logiciel qui la reçoit n'a rien à quoi la comparer. C'est précisément ce qui sépare un ERP d'une caisse.
Puis WinBooks ou Horus, sans ressaisie
Une fois la facture reçue et rapprochée, elle part vers la comptabilité : export WinBooks au format ACT ou connexion Horus par API, avec un dossier comptable par magasin. Votre comptable ne réencode rien et vos déclarations reposent sur des chiffres qui viennent des documents eux-mêmes.
Questions fréquentes sur les factures fournisseurs
Pourquoi la réception est-elle plus importante que l'émission ?
Parce que le volume est du côté des achats. Émettre, la plupart des logiciels savent le faire ; recevoir est la moitié que la plupart des logiciels de caisse ne couvrent pas.
Qu'apporte une facture d'achat structurée qu'un PDF n'apporte pas ?
Elle est lisible par machine : chaque ligne, quantité, prix et taux de TVA est exploitable directement. Le logiciel peut donc comparer la facture à ce que vous avez commandé et à ce que vous avez réellement reçu, sans ressaisie.
Pourquoi un logiciel de caisse ne peut-il pas faire ce contrôle ?
Parce qu'il faudrait qu'il connaisse votre commande d'achat et votre réception. Une caisse enregistre des ventes ; elle n'a ni la commande fournisseur, ni le bon de réception. C'est précisément ce qui sépare un ERP d'une caisse.
Et la comptabilité ?
Les factures d'achat reçues en Peppol partent vers WinBooks au format ACT ou vers Horus par API, avec un dossier comptable par magasin, sans ressaisie.
Kroown reçoit-il vraiment, ou seulement émet-il ?
Kroown émet et reçoit. Le raccordement est activé pendant la mise en route, avec une facture émise et une facture reçue en test.
Kroown fait les deux, à 149 € par magasin et par mois.
Émission et réception des factures électroniques structurées, comprises dans l'ERP : commandes fournisseurs, réceptions partielles, stock multi-emplacements, caisse, export vers WinBooks et Horus.